Projektantský deník #16 | Všechno rozdělané. Všechno čeká.

Několik projektů čeká na aktualizované požárně bezpečnostní řešení. Další na podklady od ostatních profesí. U jiného potřebuji potvrdit technickou koncepci a několik dokumentací už je odevzdaných a čeká na připomínky. Pipeline je tedy plná. Jenže dnes ráno jsem si otevřel seznam úkolů a zjistil jsem zvláštní věc. Skoro není do čeho se pustit. Práce je, jen se na ní zrovna nedá pracovat. Na jedné straně vidím několik rozpracovaných projektů a termíny, které se postupně blíží. Na druhé straně u téměř každého existuje něco, bez čeho se nemůžu rozumně posunout dál. Někde je to rozhodnutí. Někde aktualizovaný výkres. Někde PBŘ. Někde připomínky klienta. A někde prostě jen odpověď na otázku, která rozhodne o tom, kterou ze dvou variant mám dál rozpracovávat.

Samozřejmě se téměř vždy dá najít něco, co bych mohl udělat. Můžu si připravit část technické zprávy. Rozkreslit předpokládanou variantu. Udělat předběžný výpočet. Doplnit tabulky nebo začít připravovat výkres. Jenže postupně zjišťuji, že to nemusí být dobré využití času. Udělat něco dopředu není vždycky rychlejší. Dřív bych měl tendenci každou podobnou mezeru okamžitě zaplnit. Když chybí jeden podklad, udělám zatím všechno ostatní. Když ještě není rozhodnutá varianta, rozpracuji tu pravděpodobnější. Když čekám na nové PBŘ, připravím dokumentaci podle současné verze a potom ji případně upravím. Na papíře to vypadá efektivně. Člověk přece nechce jen sedět a čekat. V praxi jsem ale několikrát zjistil, že práce dopředu bez důležitého rozhodnutí často neznamená náskok. Znamená jen to, že část práce za několik dní udělám znovu. Stačí, aby dorazil nový výkres s trochu jinou dispozicí. Aby se změnil požadavek PBŘ. Aby klient potvrdil druhou variantu. Nebo aby při koordinaci vyšlo najevo něco, s čím jsem při přípravě nepočítal. A najednou je hodina nebo dvě práce, kterou jsem si chtěl „připravit dopředu“, pryč. Proto se dnes snažím víc rozlišovat mezi tím, co lze bezpečně připravit předem, a tím, co už je lepší nechat chvíli být.

Čekající projekt není zastavený projekt. Tohle je asi největší změna v tom, jak se na podobné situace dívám. Když projekt čeká na podklad od jiné profese, neznamená to automaticky, že je s ním něco špatně. Projektování je týmová práce. Jednou čeká architekt na moje řešení. Jindy čekám já na požární bezpečnost. Potom někdo potřebuje můj výkres pro koordinaci vzduchotechniky nebo elektro. A následně zase čekám na připomínky, které z této koordinace vzniknou. Projekt se neposouvá rovnoměrně každý den. Spíš postupuje v jednotlivých krocích mezi několika lidmi. Projekt, který čeká, tedy není projekt, na kterém se nic neděje. Jen je zrovna řada na někom jiném. To se mi přijímá mnohem snadněji než dřív.

Horší je plánování vlastní kapacity. Samotné čekání na podklady mi vlastně tolik nevadí. Mnohem zajímavější je, co to dělá s plánováním práce. Dnes mám několik volných hodin, se kterými jsem ještě před pár dny vůbec nepočítal. Jenže to neznamená, že mám volnou kapacitu i příští týden. Docela dobře se může stát, že tři projekty, které dnes čekají, dostanou chybějící podklady ve stejný den. Najednou budu mít tři e-maily. „Podklady doplněny.“ „Můžete pokračovat.“ „Prosíme o dokončení.“ A všechny tři projekty budou mít pocit, že právě teď přišla řada na ně. Z pohledu každého klienta to samozřejmě dává smysl. Jeho projekt byl nějakou dobu pozastavený, chybějící podklad je konečně k dispozici a může se pokračovat. Jenže z pohledu jednoho projektanta se několik takových čekajících projektů může během jediného dopoledne změnit v několik souběžných termínů. A právě tohle se plánuje poměrně těžko.

Plná pipeline není totéž co plná kapacita. Když jsem začal pracovat na vlastních projektech, měl jsem kapacitu v hlavě spojenou hlavně s množstvím objednaných zakázek. Pokud mám dost rozpracovaných projektů, mám dost práce. Postupně zjišťuji, že to není úplně stejné. Můžu mít velké množství objednané práce a současně několik volných hodin, protože většina projektů čeká na vstupy zvenčí. A stejně tak můžu mít relativně rozumný počet projektů a během několika dní se dostat pod výrazný časový tlak, protože se všechny najednou odblokují. Nejde tedy jen o to, kolik práce mám. Důležité je také, v jakém stavu jednotlivé projekty právě jsou. To je možná samozřejmost pro někoho, kdo řídí desítky projektů dlouhé roky. Pro mě je to ale jedna z věcí, které si při samostatné práci pořád postupně osahávám.

Co tedy dělat, když všechno čeká? Dnes už nemám potřebu za každou cenu vytvořit dojem, že každá pracovní hodina musí skončit dalším kusem výkresu. Pokud můžu projekt smysluplně posunout, posunu ho. Pokud je potřeba připomenout chybějící podklad, připomenu ho. Ale pokud je další krok opravdu na někom jiném, snažím se projekt nechat chvíli být. Volný prostor se dá využít i jinak. Srovnat si priority. Projít administrativu. Uklidit projektové složky. Zkontrolovat nabídky a follow-upy. Připravit si věci, na které během hektičtějšího týdne není čas. Nebo si prostě nechat trochu rezervy. Protože zkušenost říká, že dlouho prázdná pravděpodobně nezůstane.

Všechno rozdělané. Všechno čeká. Je zvláštní podívat se ráno na plný seznam zakázek a současně zjistit, že dnešní pracovní den bude klidnější, než jsem čekal. Dřív by mě to asi znervózňovalo. Dnes se spíš snažím přijmout, že i tohle je normální součást projektování. Práce se nehýbe rovnoměrně. Několik dní se čeká. Potom přijde jeden e-mail, jeden aktualizovaný výkres nebo jedno rozhodnutí a projekt se znovu rozběhne. A někdy se stejným způsobem rozběhnou tři najednou. Takže ano. Práce je dost. Jen dnes zrovna skoro všechna čeká.